Исполнительная документация в строительстве

Исполнительная документация представляет собой комплекс текстовых и графических материалов, которые фиксируют фактическое выполнение проектных решений при возведении, реконструкции или капитальном ремонте объектов капитального строительства. Эти документы отражают реальное положение конструкций, сетей и элементов здания по мере завершения определенных в проектной документации работ.

Лицо, осуществляющее строительство, обязано вести такую документацию в соответствии с законодательством о градостроительной деятельности. Документы оформляются в процессе выполнения работ и передаются заказчику после завершения строительства, а затем хранятся в эксплуатирующей организации. Правильно оформленная исполнительная документация служит паспортом построенного сооружения, облегчает процесс эксплуатации и дает представление об ответственных производителях любого вида выполненных работ.

Понятие и назначение исполнительной документации

Исполнительная документация делится на два ключевых типа в зависимости от функционального назначения. Первый тип — исполнительная производственная документация, или первичные документы о соответствии, которые оформляются непосредственно в процессе строительства и фиксируют ход строительно-монтажных работ. Сюда входят акты промежуточной приемки ответственных конструкций, акты освидетельствования скрытых работ, акты испытаний, документы лабораторного контроля, исполнительные геодезические съемки и журналы работ.

Второй тип — это комплект рабочих чертежей с отметками о соответствии выполненных работ этим чертежам или о внесенных по согласованию с проектировщиком изменениях. Такие исполнительные схемы подтверждают соответствие выполненных работ проектным решениям и техническим регламентам, а также необходимы для обеспечения эксплуатации зданий и сооружений. Исполнительная производственная документация требуется на период ведения работ для подтверждения строительного контроля, а исполнительные чертежи — для дальнейшей эксплуатации объекта.

Назначение исполнительной документации состоит в том, чтобы зафиксировать реальное техническое состояние объекта и обеспечить прозрачность процесса для всех участников строительства. После ввода объекта в эксплуатацию комплект первичной документации передается заказчиком эксплуатирующей организации для постоянного хранения.

Нормативная база и требования законодательства

Основные приказы Минстроя и СП 48.13330

Нормативная база ведения исполнительной документации опирается на несколько ключевых документов. В соответствии с частью 1.5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации и постановлением Правительства от 1 декабря 2021 года №2161 утверждены состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства.

Приказ Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр вступил в силу 1 сентября 2023 года и действует до 1 сентября 2029 года. Этот приказ отменил предыдущий приказ от 29 ноября 2022 года №1015/пр. Документ утвердил состав исполнительной документации согласно приложению №1 и порядок её ведения согласно приложению №2.

СП 48.13330.2019 устанавливает, что лицо, осуществляющее строительство, должно вести исполнительную документацию, отражающую фактическое исполнение решений проектной и рабочей документации, а также фактическое состояние объекта капитального строительства и его элементов. Документы подлежат хранению у застройщика или заказчика до проведения органом государственного строительного надзора итоговой проверки. На время проведения итоговой проверки исполнительная документация передается в орган надзора, а после выдачи заключения о соответствии возвращается застройщику или заказчику на постоянное хранение.

ГОСТ Р 70108‑2025: электронная исполнительная документация

С 1 октября 2024 года начал действовать новый национальный стандарт ГОСТ Р 70108‑2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде», который приходит на смену редакции 2022 года. Главная цель стандарта — сократить бумажный документооборот, ввести унифицированные XML-схемы, утвердить перечень исполнительной документации и сделать правила прозрачными для всех участников рынка.

Стандарт закрепляет четкую структуру и состав исполнительной документации по трем группам: журналы учета выполнения работ, акты освидетельствования и иная исполнительная документация. При этом заказчик вправе выбрать способ ведения документации — на бумажном носителе или только в электронном виде без дублирования на бумаге. О своем выборе заказчик уведомляет орган государственного строительного надзора при подаче извещения о начале строительства.

Документы должны создаваться в формате XML в соответствии со схемами, размещаемыми Минстроем России на официальном сайте. Форматы PDF, DOCX и ODT допускаются только при отсутствии утвержденной XML-схемы для конкретного вида документа. До начала строительства заказчик обязан определить и утвердить перечень исполнительной документации, которая будет вестись в электронном виде, и включить этот перечень в договор подряда. Срок уведомления участников строительства о дате освидетельствования увеличен с 1 до 3 рабочих дней.

Состав и структура исполнительной документации

Согласно приказу Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр, состав исполнительной документации включает 13 основных групп документов. Эти документы охватывают все этапы строительного процесса — от геодезической разбивки до итоговых испытаний систем инженерно-технического обеспечения.

В состав входят акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства, акты разбивки осей на местности, акты освидетельствования скрытых работ и ответственных конструкций. Также включаются акты освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения, замечания застройщика или технического заказчика о недостатках выполнения работ, комплект рабочих чертежей с отметками о соответствии выполненных работ.

Обязательными являются исполнительные геодезические схемы, выполненные на основании рабочей документации и фиксирующие фактическое местоположение законченных конструктивных элементов, а также исполнительные схемы результатов работ и профили участков сетей, отражающие выполненные отступления от проектной документации. Комплект дополняют акты испытания технических устройств и опробования систем, результаты экспертиз и лабораторных испытаний, документы, подтверждающие контроль качества и входного контроля применяемых материалов, а также общий и специальные журналы, в которых ведется учет выполнения работ.

Основные группы документов: акты, схемы, журналы

Новый ГОСТ Р 70108‑2025 вводит строгую классификацию исполнительной документации по трем группам. Первая группа — журналы учета выполнения работ, включающие электронный общий журнал работ (ЭОЖР) и электронные специальные журналы работ (ЭСЖР). Эти журналы позволяют систематизировать процесс ведения документации на всех стадиях строительства.

Вторая группа — акты освидетельствования, которые охватывают скрытые работы, ответственные конструкции и участки инженерных сетей. Акты составляются в присутствии представителей застройщика, технического заказчика, лица, осуществляющего строительство, и при необходимости представителя лица, осуществляющего подготовку проектной документации. Рекомендуемые образцы актов приведены в приложениях к составу исполнительной документации.

Третья группа — иная исполнительная документация, включающая исполнительные схемы, результаты испытаний, документы о качестве материалов и другие данные, отражающие фактическое выполнение проектных решений. Такое деление помогает систематизировать документы и облегчает контроль качества на объекте.

Исполнительные чертежи и геодезические схемы

Исполнительные геодезические схемы и чертежи выполняются на основании рабочей документации и фиксируют фактическое местоположение законченных конструктивных элементов, частей зданий и сооружений, а также участков сетей инженерно-технического обеспечения. Эти схемы являются неотъемлемой частью исполнительной документации и служат основой для дальнейшей эксплуатации объекта.

Исполнительные схемы результатов работ и профили участков сетей инженерно-технического обеспечения отражают выполненные отступления от проектной документации, согласованные с лицом, осуществляющим подготовку проектной документации. Такие отступления могут возникать в процессе строительства в результате изменения местности, обнаружения скрытых коммуникаций или иных обстоятельств. Все изменения фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла при использовании электронных форматов.

Комплект рабочих чертежей должен содержать надписи о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам или о внесенных в них изменениях, сделанных лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ на основании распорядительного документа, подтверждающего полномочия лица. В общем случае исполнительные чертежи выполняются в четырех экземплярах: один передается заказчику, два — эксплуатационной организации, один остается в организации, проводившей работы.

Акты освидетельствования работ, конструкций и сетей

Акты освидетельствования скрытых работ составляются в случае выполнения работ, результаты которых невозможно проверить без разборки или повреждения последующих конструкций. В акте указываются представители застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания или сооружения, по вопросам строительного контроля. Также указываются представители лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля и при необходимости представители лица, осуществляющего подготовку проектной документации.

В акте освидетельствования скрытых работ указывается наименование работ, проектная документация, по которой они выполнены, применённые строительные материалы с реквизитами сертификатов и других документов, подтверждающих их качество и безопасность. Предъявляются документы, подтверждающие соответствие работ требованиям, такие как исполнительные схемы и чертежи, результаты экспертиз, обследований и лабораторных испытаний. Указываются даты начала и окончания работ, а также наименования работ, строительных конструкций или участков сетей, производство которых разрешается после освидетельствования.

Акты освидетельствования строительных конструкций, устранение недостатков в которых невозможно без разборки или повреждения других строительных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения, также называются актами освидетельствования ответственных конструкций. Рекомендуемые образцы актов освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения приведены в приложении №5 к составу исполнительной документации. Все акты составляются в нескольких экземплярах, если заполняются на бумажном носителе, количество экземпляров определяется по согласованию участников.

Журналы работ и авторского надзора

Общий и специальные журналы, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объекта капитального строительства, входят в обязательный состав исполнительной документации. Новый ГОСТ Р 70108‑2025 официально закрепил термины ЭОЖР (электронный общий журнал работ) и ЭСЖР (электронные специальные журналы работ).

Журналы фиксируют ход выполнения работ, замечания представителей строительного контроля, авторского надзора и государственного строительного надзора, а также меры по устранению выявленных недостатков. В журнале работ отражаются данные о начале и окончании отдельных видов работ, о применяемых материалах и оборудовании, о результатах проверки соответствия выполненных работ требованиям проектной документации и нормативных правовых актов.

Журналы авторского надзора ведутся лицом, осуществляющим подготовку проектной документации, в случае привлечения застройщиком такого лица для проверки соответствия выполняемых работ проектной документации. В этих журналах фиксируются замечания о недостатках выполнения работ и предложения по их устранению. Журналы составляются как в бумажном, так и в электронном виде, при этом электронный формат имеет приоритет согласно новому ГОСТу.

Виды исполнительной документации

Исполнительная документация подразделяется на несколько видов в зависимости от характера отражаемой информации. Основное деление проводится на исполнительную проектную документацию и исполнительную производственную документацию. Каждый вид имеет свое назначение и используется на разных этапах строительного процесса.

Исполнительная производственная документация необходима на время производства работ для обеспечения и подтверждения ведения строительного контроля. После ввода объекта в эксплуатацию комплект передается эксплуатирующей организации для постоянного хранения. Исполнительная проектная документация подтверждает выполнение работ в соответствии с проектными решениями и техническими регламентами, а также необходима для обеспечения эксплуатации зданий и сооружений.

Исполнительная проектная документация

Исполнительная проектная документация представляет собой комплект рабочих чертежей с надписями о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам или о внесенных в них по согласованию с проектировщиком изменениях. Надписи делаются лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ, в соответствии с установленными правилами.

Этот вид документации включает исполнительные геодезические схемы, выполненные на основании рабочей документации и фиксирующие фактическое местоположение законченных конструктивных элементов, частей зданий и сооружений. Также сюда входят исполнительные схемы результатов работ и профили участков сетей инженерно-технического обеспечения, отражающие выполненные отступления от проектной документации и согласованные с лицом, осуществляющим подготовку проектной документации.

Основной комплект рабочих чертежей по маркам со штампом «В производство работ» также является частью исполнительной проектной документации. Эти чертежи содержат надписи о соответствии выполненных работ или о внесенных изменениях, сделанные на основании распорядительного документа, подтверждающего полномочия лица. Исполнительная проектная документация передается застройщику на постоянное хранение после выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии объекта требованиям.

Исполнительная производственная документация

Исполнительная производственная документация, или первичные документы о соответствии, оформляется в процессе строительства и фиксирует процесс производства строительно-монтажных работ, а также техническое состояние объекта. Состав первичных документов определяется строительными нормами и правилами, а также проектом.

К этому виду относятся акты промежуточной приемки ответственных конструкций, акты освидетельствования скрытых работ, акты испытаний, документы лабораторного контроля, сертификаты, исполнительные геодезические съемки и журналы работ. Эти первичные документы комплектуются генеральным подрядчиком и контролируются техническим надзором заказчика. Документы передаются генподрядчиком заказчику по перечню, который является приложением к перечню основных документов.

Акты освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства и акты разбивки осей на местности также входят в состав исполнительной производственной документации. Рекомендуемые образцы этих актов приведены в приложениях к составу исполнительной документации, утвержденному приказом Минстроя. Комплект документации после ввода объекта в эксплуатацию передается заказчиком эксплуатирующей организации для постоянного хранения.

Документы контроля качества и испытаний

Документы, подтверждающие проведение контроля качества и входного контроля применяемых строительных материалов, изделий, конструкций и оборудования, входят в обязательный состав исполнительной документации. Эти документы включают результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля.

Акты испытания технических устройств и опробования систем инженерно-технического обеспечения также относятся к этой группе документов. Испытания проводятся для подтверждения работоспособности систем отопления, вентиляции, водоснабжения, канализации, электроснабжения и других систем, предусмотренных проектной документацией. Результаты испытаний фиксируются в актах, которые подписываются представителями застройщика, подрядчика и при необходимости представителями проектной организации.

В акте освидетельствования скрытых работ указываются наименования строительных материалов и изделий, реквизиты сертификатов и других документов, подтверждающих их качество и безопасность. В случае если необходимо указывать более пяти документов, в акте дается ссылка на их реестр, который является неотъемлемой частью акта. Документы контроля качества обеспечивают прозрачность процесса строительства и позволяют проверить соответствие примененных материалов требованиям проектной документации и нормативных правовых актов.

Перечень исполнительной документации по объекту

Новый ГОСТ Р 70108‑2025 вводит важное правило: до начала строительства заказчик обязан определить и утвердить перечень исполнительной документации, которая будет вестись в электронном виде. Этот перечень необходимо включить в договор подряда. При этом заказчик не вправе требовать от лица, осуществляющего строительство, документы, не указанные в утвержденном перечне.

Такой подход защищает подрядчиков от необоснованных требований, снижает административную нагрузку и делает процесс более предсказуемым. Перечень формируется на основе состава исполнительной документации, утвержденного приказом Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр. Состав включает 13 основных групп документов, которые охватывают все этапы строительного процесса.

Обязательный минимум для общестроительных работ

Обязательный минимум исполнительной документации для общестроительных работ включает несколько ключевых групп документов. Первая группа — акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства и акты разбивки осей объекта на местности. Эти документы подтверждают правильность выноса в натуру основных осей здания или сооружения.

Вторая группа — акты освидетельствования скрытых работ, которые составляются для работ, результаты которых невозможно проверить без разборки или повреждения последующих конструкций. Третья группа — акты освидетельствования строительных конструкций, устранение недостатков в которых невозможно без разборки или повреждения других строительных конструкций. Эти акты также называются актами освидетельствования ответственных конструкций.

Обязательными являются комплект рабочих чертежей с надписями о соответствии выполненных работ, исполнительные геодезические схемы, документы, подтверждающие проведение контроля качества материалов, результаты лабораторных испытаний, а также общий и специальные журналы работ. Замечания застройщика, технического заказчика или привлекаемых ими для проведения строительного контроля лиц о недостатках выполнения работ также входят в обязательный минимум.

Дополнительные документы для инженерных сетей и спецразделов

Для участков сетей инженерно-технического обеспечения в перечень исполнительной документации включаются дополнительные документы. Акты освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения составляются в соответствии с рекомендуемым образцом, приведенным в приложении №5 к составу исполнительной документации. Эти акты фиксируют результаты проверки выполненных работ на участках водопровода, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, электроснабжения и других инженерных систем.

Исполнительные схемы результатов работ и профили участков сетей инженерно-технического обеспечения отражают выполненные отступления от проектной документации и согласованные с лицом, осуществляющим подготовку проектной документации. Эти схемы позволяют отследить фактическое положение сетей на местности и служат основой для дальнейшей эксплуатации. Акты испытания технических устройств и опробования систем инженерно-технического обеспечения подтверждают работоспособность смонтированных систем.

Для специальных разделов, таких как системы автоматизации, охранной или пожарной сигнализации, могут потребоваться дополнительные специальные журналы и акты проверки функционирования. Все документы комплектуются генеральным подрядчиком и передаются заказчику по утвержденному перечню. Перечень утверждается до начала строительства и включается в договор подряда, что исключает неопределенность в требованиях к документации.

Требования к оформлению исполнительной документации

Требования к оформлению исполнительной документации определяются приказом Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр, СП 48.13330.2019 и новым ГОСТ Р 70108‑2025. Документы могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом электронный формат имеет приоритет согласно новому стандарту.

Заказчик до начала строительства выбирает способ ведения документации и уведомляет орган государственного строительного надзора при подаче извещения о начале строительства. Если документация ведется в электронном виде, документы создаются в формате XML в соответствии со схемами, размещаемыми Минстроем России на официальном сайте. Форматы PDF, DOCX и ODT допускаются только при отсутствии утвержденной XML-схемы для конкретного вида документа.

Общие правила заполнения и согласования

При заполнении актов освидетельствования указываются полные данные об объекте капитального строительства, застройщике, техническом заказчике, лице, осуществляющем строительство, и лице, осуществляющем подготовку проектной документации. Для юридических лиц указываются полное или сокращенное наименование, ОГРН, ИНН, адрес в пределах места нахождения, телефон или факс. Для индивидуальных предпринимателей указываются фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, ОГРНИП и ИНН.

В актах фиксируются должность, фамилия и инициалы представителей застройщика, лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля, а также реквизиты распорядительного документа, подтверждающего полномочия. При необходимости указываются идентификационные номера в национальном реестре специалистов в области строительства. В акте указывается дата составления, наименование работ, проектная документация, по которой они выполнены, применённые строительные материалы с реквизитами сертификатов и других документов, подтверждающих их качество.

Акты составляются в нескольких экземплярах в случае заполнения на бумажном носителе. К актам прилагаются исполнительные схемы и чертежи, результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний. Срок уведомления участников строительства о дате освидетельствования согласно ГОСТ Р 70108‑2025 составляет не позднее чем за 3 рабочих дня.

Подписи, печати, электронная подпись

Акты освидетельствования подписываются представителем застройщика, технического заказчика или регионального оператора по вопросам строительного контроля, представителем лица, осуществляющего строительство, и представителем лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля. При необходимости акт также подписывается представителем лица, осуществляющего подготовку проектной документации, если застройщик привлек такое лицо для проверки соответствия выполняемых работ проектной документации.

В случае выполнения работ по договорам о строительстве, реконструкции или капитальном ремонте объектов, заключенным с иными лицами, акт подписывается также представителем лица, выполнившего работы, подлежащие освидетельствованию. Подпись сопровождается указанием фамилии и инициалов. При оформлении документации в электронном виде используется электронная подпись в соответствии с требованиями законодательства.

Использование электронной подписи позволяет ускорить процесс согласования и исключает необходимость дублирования документов на бумажном носителе. Документы, оформленные в электронном виде, проходят валидацию на соответствие утвержденным XML-схемам. Если документ не прошел валидацию, файл не будет принят, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно. Все изменения в электронных документах фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла.

Типичные ошибки при оформлении

Одна из типичных ошибок при оформлении исполнительной документации — неполное указание данных об участниках строительства. В актах необходимо указывать полные реквизиты юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, включая ОГРН, ИНН, адрес места нахождения. Отсутствие этих данных делает акт недействительным и затрудняет проверку органами государственного строительного надзора.

Другая распространенная ошибка — отсутствие или неполное указание реквизитов сертификатов и других документов, подтверждающих качество и безопасность примененных строительных материалов. Если необходимо указывать более пяти документов, в акте должна быть ссылка на их реестр, который является неотъемлемой частью акта. Отсутствие такого реестра может привести к отказу в приемке выполненных работ.

При использовании электронных форматов частой ошибкой является применение устаревших XML-схем. Если схема устарела, файл не пройдет валидацию, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно. Необходимо регулярно отслеживать актуальные XML-схемы для строительства на сайте Минстроя России и Главгосэкспертизы. Еще одна ошибка — несоблюдение срока уведомления участников строительства о дате освидетельствования, который согласно новому ГОСТу составляет 3 рабочих дня.

Порядок ведения исполнительной документации

Порядок ведения исполнительной документации регулируется приказом Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр и включает перечень обязательных действий, выполняемых на всех этапах строительного процесса. Лицо, осуществляющее строительство, обязано вести документацию, отражающую фактическое исполнение решений проектной и рабочей документации, а также фактическое состояние объекта капитального строительства и его элементов. Документы оформляются по мере завершения работ, определенных в проектной документации.

До начала строительства заказчик выбирает способ ведения документации — на бумажном носителе или в электронном виде — и уведомляет орган государственного строительного надзора при подаче извещения о начале строительства. Также заказчик обязан определить и утвердить перечень исполнительной документации, которая будет вестись в электронном виде, и включить этот перечень в договор подряда. Форма ведения документации по умолчанию бумажная, но при соглашении всех сторон допускается организация электронного документооборота.

Организация процесса на стройплощадке

Организация процесса ведения исполнительной документации на стройплощадке требует четкого распределения задач и взаимодействия между участниками строительства. Генеральный подрядчик комплектует первичные документы о соответствии и контролируется техническим надзором заказчика. Документация оформляется включительно на всех этапах строительного процесса — от геодезической разбивочной основы до приемки объекта в эксплуатацию.

Акты освидетельствования скрытых работ должны оформляться только в соответствии с утвержденными бланками, рекомендуемые образцы которых приведены в приложениях к составу исполнительной документации. В наборе рабочих чертежей должны присутствовать записи ответственных лиц о рабочих процессах, выполненных по чертежам, а также данные об их полном соответствии графической документации. Застройщик или технический заказчик вправе требовать от лица, осуществляющего строительство, только те документы, которые указаны в утвержденном перечне, включенном в договор подряда.

При выявлении недостатков в выполнении работ застройщик, технический заказчик или привлекаемые ими для проведения строительного контроля лица фиксируют замечания, которые входят в состав исполнительной документации. Эти замечания являются основанием для принятия мер по устранению выявленных нарушений. Срок уведомления участников строительства о дате освидетельствования составляет не позднее чем за 3 рабочих дня согласно ГОСТ Р 70108‑2025.

Ответственные лица и распределение ролей

Ответственность за ведение исполнительной документации лежит на лице, осуществляющем строительство. Это лицо назначает ответственных за производство строительно-монтажных работ на основании распорядительного документа, подтверждающего полномочия. В акте освидетельствования указываются должность, фамилия и инициалы представителей застройщика, лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля, а также реквизиты распорядительного документа, подтверждающего полномочия.

Представитель застройщика, технического заказчика или регионального оператора по вопросам строительного контроля участвует в составлении актов освидетельствования и подписывает их. При необходимости указываются идентификационные номера в национальном реестре специалистов в области строительства, если членство в саморегулируемых организациях является обязательным. Представитель лица, осуществляющего строительство, отвечает за своевременное предоставление документов и материалов для освидетельствования.

Лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения, также может привлекаться к проведению строительного контроля. В случае выполнения работ по договорам, заключенным с иными лицами, акт подписывается также представителем лица, выполнившего работы, подлежащие освидетельствованию. Все участники строительства несут ответственность за полноту и достоверность сведений, вносимых в исполнительную документацию.

Взаимодействие с авторским надзором и строительным контролем

Взаимодействие с авторским надзором осуществляется в случае привлечения застройщиком лица, осуществляющего подготовку проектной документации, для проверки соответствия выполняемых работ проектной документации. Представитель лица, осуществляющего подготовку проектной документации, участвует в составлении актов освидетельствования и проверяет соответствие выполненных работ проектным решениям.

Журнал авторского надзора проектных организаций ведется при осуществлении авторского надзора и входит в перечень исполнительной документации. В этом журнале фиксируются замечания о недостатках выполнения работ и предложения по их устранению. Застройщик, технический заказчик или привлекаемые ими для проведения строительного контроля лица также фиксируют замечания о недостатках выполнения работ в соответствии с частью 7 статьи 53 Градостроительного кодекса Российской Федерации.

Строительный контроль проводится на всех этапах строительства и включает проверку соответствия выполненных работ требованиям проектной документации, технических регламентов и иных нормативных правовых актов. Представители строительного контроля участвуют в освидетельствовании геодезической разбивочной основы, разбивке осей на местности, освидетельствовании скрытых работ и ответственных конструкций. Контрольные процедуры фиксируются в общем и специальных журналах работ, что позволяет отслеживать историю строительства и обеспечивает прозрачность процесса для всех участников.

Порядок приемки и подписания исполнительной документации

Порядок приемки и подписания исполнительной документации регламентирован приказом Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр и требованиями Ростехнадзора. После досконального оформления документация должна быть подписана лицами-представителями различных подразделений: заказчиком строительства или застройщиком, организацией, разработавшей документацию, компанией, отвечающей за использование инженерно-технических сетей, установленными контрольными и надзорными структурами.

Акты освидетельствования подписываются представителем застройщика, технического заказчика или регионального оператора по вопросам строительного контроля, представителем лица, осуществляющего строительство, и представителем лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля. При необходимости акт также подписывается представителем лица, осуществляющего подготовку проектной документации, если застройщик привлек такое лицо для проверки соответствия выполняемых работ проектной документации. Подпись сопровождается указанием фамилии и инициалов.

Кто принимает и утверждает исполнительную документацию

Исполнительную документацию принимают и утверждают несколько сторон в зависимости от этапа строительства. Застройщик или технический заказчик выступает основным получателем документации и утверждает ее после завершения строительства. Организация, разработавшая проектную документацию, проверяет соответствие выполненных работ проектным решениям и подписывает акты освидетельствования.

Компания, отвечающая за использование инженерно-технических сетей, принимает исполнительную документацию по участкам сетей инженерно-технического обеспечения. Контрольные и надзорные структуры, в частности орган государственного строительного надзора, проверяют полноту и правильность оформления документации при проведении итоговой проверки объекта. До итоговой проверки объекта надзорными структурами документация должна храниться у застройщика, на время проведения она передается проверяющим органам.

После получения положительного заключения о степени соответствия объекта строительным нормам и правилам вся документация переправляется заказчику на постоянное хранение. В случае выполнения работ по договорам о строительстве, реконструкции или капитальном ремонте объектов, заключенным с иными лицами, акт подписывается также представителем лица, выполнившего работы, подлежащие освидетельствованию. Акты составляются в нескольких экземплярах в случае заполнения на бумажном носителе, количество экземпляров определяется по согласованию участников.

Связь с вводом объекта в эксплуатацию

Исполнительная документация является обязательным условием для ввода объекта в эксплуатацию. Орган государственного строительного надзора проверяет полноту и правильность оформления документации при проведении итоговой проверки объекта и выдает заключение о соответствии объекта требованиям технических регламентов и проектной документации. Без положительного заключения ввод объекта в эксплуатацию невозможен.

После выдачи заключения о соответствии объекта требованиям застройщик передает комплект исполнительной документации эксплуатирующей организации для постоянного хранения. Документация служит основой для дальнейшей эксплуатации здания или сооружения и позволяет получить четкое представление о производителях работ по каждому из видов выполненных работ. Грамотное оформление исполнительной документации способствует повышению уровня качества работ, а также упрощает дальнейшую эксплуатацию постройки.

Хранение и архивирование исполнительной документации

В прописанных требованиях к исполнительной документации зафиксированы общие правила ее хранения, с учетом которых документы должны находиться на хранении у застройщика или заказчика до завершения финальной проверки представителями надзорных структур. На период проверки пакет документов должен направляться в надзорный орган, где он остается до полного завершения регламентированных контрольных мероприятий.

После получения заключения о том, что объект соответствует нормативам отраслевого законодательства, документы возвращаются заказчику или застройщику для дальнейшего хранения в архиве эксплуатационной службы на постоянной основе. При утрате исполнительной документации структурами Госстройнадзора выдается разрешение на проведение обследования здания для проверки соответствия техническим регламентам и проектной документации. При получении положительного заключения восстановление утраченных документов не требуется.

Сроки и порядок хранения

Сроки хранения исполнительной документации определяются законодательством о градостроительной деятельности и нормативными правовыми актами в области архивного дела. Комплект первичной документации передается заказчиком эксплуатирующей организации для постоянного хранения после ввода объекта в эксплуатацию. Исполнительная производственная документация необходима на время производства работ для обеспечения и подтверждения ведения строительного контроля.

Исполнительная проектная документация, включающая комплект рабочих чертежей с надписями о соответствии выполненных работ, передается застройщику на постоянное хранение после выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии объекта требованиям. Документы хранятся в архиве эксплуатационной службы и используются при проведении текущего и капитального ремонта, реконструкции здания или сооружения.

В общем случае исполнительные чертежи выполняются в четырех экземплярах: один передается заказчику, два — эксплуатационной организации, один остается в организации, проводившей работы. Порядок хранения предусматривает обеспечение сохранности документов и их доступность для уполномоченных лиц.

Архив организации и передача эксплуатирующей компании

Архив организации формируется на основе комплекта исполнительной документации, переданного застройщиком после завершения строительства. Эксплуатирующая компания получает два экземпляра исполнительных чертежей и комплект первичной документации, включающей акты освидетельствования, журналы работ, результаты испытаний и другие документы.

Передача документации осуществляется по перечню, который является приложением к перечню основных документов. Генеральный подрядчик передает документы заказчику, который в свою очередь передает их эксплуатирующей организации. Документы комплектуются в логической последовательности, что облегчает их использование при эксплуатации объекта.

Эксплуатирующая организация обязана обеспечить постоянное хранение исполнительной документации в архиве и ее доступность для уполномоченных лиц при проведении ремонтных работ, технического обслуживания или реконструкции объекта. Правильно организованный архив позволяет быстро найти необходимую информацию о конструктивных решениях, примененных материалах и выполненных работах.

Переход к электронной исполнительной документации

Переход к электронной исполнительной документации является одним из приоритетных направлений цифровизации строительной отрасли. С 1 октября 2024 года начал действовать новый национальный стандарт ГОСТ Р 70108‑2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде», который приходит на смену редакции 2022 года. Заказчик до начала строительства выбирает способ ведения документации — на бумажном носителе или только в электронном виде без дублирования на бумаге — и уведомляет орган государственного строительного надзора при подаче извещения о начале строительства.

Форма ведения документации по умолчанию бумажная, но при соглашении всех сторон допускается организация электронного документооборота. При оформлении документации в электронном виде используется электронная подпись в соответствии с требованиями законодательства. Использование электронной подписи позволяет ускорить процесс согласования и исключает необходимость дублирования документов на бумажном носителе.

Цели и задачи внедрения электронного формата

Главная цель внедрения электронного формата исполнительной документации — сократить бумажный документооборот, ввести унифицированные XML-схемы, утвердить перечень исполнительной документации и сделать правила прозрачными для всех участников рынка. Такой подход защищает подрядчиков от необоснованных требований, снижает административную нагрузку и делает процесс более предсказуемым.

Электронный формат позволяет автоматизировать проверку документации на соответствие утвержденным стандартам. Документы, оформленные в электронном виде, проходят валидацию на соответствие утвержденным XML-схемам. Если документ не прошел валидацию, файл не будет принят, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно.

Внедрение электронного формата также способствует повышению качества документации и упрощает ее хранение и передачу между участниками строительства. Все изменения в электронных документах фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла, что обеспечивает прозрачность процесса и позволяет отследить все внесенные изменения.

Требования ГОСТ Р 70108‑2025 к информационным системам

ГОСТ Р 70108‑2025 устанавливает четкие требования к информационным системам, используемым для ведения электронной исполнительной документации. Документы должны создаваться в формате XML в соответствии со схемами, размещаемыми Минстроем России на официальном сайте. Форматы PDF, DOCX и ODT допускаются только при отсутствии утвержденной XML-схемы для конкретного вида документа.

Информационные системы должны обеспечивать автоматическую валидацию документов на соответствие утвержденным XML-схемам. Необходимо регулярно отслеживать актуальные XML-схемы для строительства на сайте Минстроя России и Главгосэкспертизы. Если схема устарела, файл не пройдет валидацию, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно.

Системы должны поддерживать электронную подпись и обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа. Все участники строительства должны иметь доступ к информационной системе для просмотра и подписания документов. Срок уведомления участников строительства о дате освидетельствования составляет не позднее чем за 3 рабочих дня согласно новому ГОСТу.

Электронные журналы, акты и схемы

Новый ГОСТ Р 70108‑2025 официально закрепил термины ЭОЖР (электронный общий журнал работ) и ЭСЖР (электронные специальные журналы работ). Электронные журналы позволяют систематизировать процесс ведения документации на всех стадиях строительства и обеспечивают оперативный доступ к информации о ходе выполнения работ.

Акты освидетельствования в электронном виде составляются в соответствии с утвержденными XML-схемами и подписываются электронной подписью представителей застройщика, лица, осуществляющего строительство, и других участников строительства. Электронные схемы и чертежи создаются на основании рабочей документации и фиксируют фактическое местоположение законченных конструктивных элементов, частей зданий и сооружений.

Стандарт закрепляет четкую структуру и состав исполнительной документации по трем группам: журналы учета выполнения работ, акты освидетельствования и иная исполнительная документация. Все изменения в электронных документах фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла, что позволяет отследить все внесенные изменения и обеспечивает прозрачность процесса для всех участников строительства.

XML‑схемы и цифровой обмен данными

XML-схемы для исполнительной документации публикуются Минстроем России на официальном сайте и представляют собой унифицированные форматы для цифрового обмена данными между участниками строительства. Состав исполнительной документации, утвержденный приказом от 16 мая 2023 года №344/пр, содержит примечания о том, что XML-схемы для актов освидетельствования геодезической разбивочной основы, разбивки осей на местности, скрытых работ, ответственных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения опубликованы на официальном сайте Минстроя России.

Документы должны создаваться в формате XML в соответствии с утвержденными схемами, что обеспечивает автоматическую валидацию и совместимость с информационными системами. Форматы PDF, DOCX и ODT допускаются только при отсутствии утвержденной XML-схемы для конкретного вида документа. Такой подход позволяет исключить ошибки при заполнении документов и ускорить процесс их проверки органами государственного строительного надзора.

Назначение XML‑схем для исполнительной документации

XML-схемы предназначены для стандартизации процесса ведения исполнительной документации и обеспечения единообразия данных, передаваемых между участниками строительства. Главная цель внедрения унифицированных схем — сократить бумажный документооборот, утвердить перечень исполнительной документации и сделать правила прозрачными для всех участников рынка. Схемы определяют структуру электронного документа, перечень обязательных и необязательных полей, форматы данных и правила их заполнения.

Использование XML-схем позволяет автоматизировать проверку документации на соответствие утвержденным стандартам. Информационные системы проверяют документы на соответствие XML-схемам перед их принятием, что исключает возможность подачи документов с ошибками в структуре данных. Если документ не прошел валидацию, файл не будет принят, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно.

Схемы также обеспечивают возможность автоматизированной обработки данных, содержащихся в исполнительной документации. Органы государственного строительного надзора могут использовать автоматические системы для анализа представленных документов, что ускоряет процесс проверки и снижает риск человеческих ошибок. Застройщики и подрядчики, в свою очередь, получают четкие требования к оформлению документов, что снижает административную нагрузку и делает процесс более предсказуемым.

Основные изменения в XML‑схемах для строительства

С 1 октября 2024 года начал действовать новый национальный стандарт ГОСТ Р 70108‑2025, который внес существенные изменения в XML-схемы для строительства. Стандарт закрепляет четкую структуру и состав исполнительной документации по трем группам: журналы учета выполнения работ, акты освидетельствования и иная исполнительная документация. Официально закреплены термины ЭОЖР (электронный общий журнал работ) и ЭСЖР (электронные специальные журналы работ).

Приказ Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр определил состав документов, для которых разработаны XML-схемы. В числе основных — XML-схема акта освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства, XML-схема акта разбивки осей объекта капитального строительства на местности, XML-схема акта освидетельствования скрытых работ, XML-схема акта освидетельствования ответственных конструкций, XML-схема акта освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения, XML-схема журнала входного контроля материалов и XML-схема общего журнала работ.

Необходимо регулярно отслеживать актуальные XML-схемы для строительства на сайте Минстроя России и Главгосэкспертизы. Если схема устарела, файл не пройдет валидацию, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно. Все изменения в электронных документах фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла, что позволяет отследить все внесенные изменения и обеспечивает прозрачность процесса для всех участников строительства.

Роль государственных органов и экспертиз

Государственные органы и экспертные организации играют ключевую роль в контроле процессов формирования и ведения исполнительной документации. Орган государственного строительного надзора проверяет полноту и правильность оформления документации при проведении итоговой проверки объекта и выдает заключение о соответствии объекта требованиям технических регламентов и проектной документации. Документация должна храниться у застройщика или заказчика до завершения итоговой проверки, на время проверки передается в надзорный орган.

Главгосэкспертиза участвует в разработке и актуализации XML-схем для электронной исполнительной документации, размещая их на официальном сайте для использования участниками строительства. Экспертные организации проводят обследования, лабораторные и иные испытания выполненных работ в процессе строительного контроля, результаты которых входят в состав исполнительной документации. Контрольные и надзорные структуры проверяют соответствие выполненных работ требованиям проектной документации, технических регламентов и иных нормативных правовых актов.

Функции Главгосэкспертизы и надзорных органов

Главгосэкспертиза выполняет функции по разработке методических рекомендаций и актуализации XML-схем для электронной исполнительной документации. Схемы размещаются на официальном сайте Главгосэкспертизы и сайте Минстроя России, что позволяет участникам строительства использовать актуальные форматы для подготовки документов. Главгосэкспертиза также участвует в проведении экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, что является обязательным условием для начала строительства объектов капитального строительства.

Органы государственного строительного надзора осуществляют контроль за соблюдением требований законодательства о градостроительной деятельности в процессе строительства. Застройщик уведомляет орган государственного строительного надзора о выборе способа ведения документации — на бумажном носителе или в электронном виде — при подаче извещения о начале строительства. Надзорные органы проводят плановые и внеплановые проверки объектов строительства, проверяют наличие и правильность оформления исполнительной документации.

При проведении итоговой проверки объекта орган государственного строительного надзора выдает заключение о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации. Без положительного заключения ввод объекта в эксплуатацию невозможен. После выдачи заключения документация возвращается застройщику или заказчику для дальнейшего хранения в архиве эксплуатационной службы на постоянной основе.

Контроль процессов формирования и ведения ИД

Контроль процессов формирования и ведения исполнительной документации осуществляется на всех этапах строительства с участием застройщика, технического заказчика, лица, осуществляющего строительство, и органов государственного строительного надзора. Застройщик, технический заказчик или привлекаемые ими для проведения строительного контроля лица фиксируют замечания о недостатках выполнения работ, которые входят в состав исполнительной документации. Эти замечания являются основанием для принятия мер по устранению выявленных нарушений.

Лицо, осуществляющее строительство, обязано вести документацию, отражающую фактическое исполнение решений проектной и рабочей документации, а также фактическое состояние объекта капитального строительства и его элементов. Документы оформляются по мере завершения работ, определенных в проектной документации, и подлежат проверке представителями строительного контроля и авторского надзора. Генеральный подрядчик комплектует первичные документы о соответствии и контролируется техническим надзором заказчика.

Органы государственного строительного надзора проверяют полноту комплекта исполнительной документации, правильность заполнения актов освидетельствования, наличие всех необходимых подписей и печатей. В случае выявления недостатков в оформлении документации орган государственного строительного надзора выдает предписание об устранении нарушений. При утрате исполнительной документации структурами Госстройнадзора выдается разрешение на проведение обследования здания для проверки соответствия техническим регламентам и проектной документации.

Организация работы в строительной компании

Организация работы по ведению исполнительной документации в строительной компании требует разработки внутренних регламентов, инструкций для сотрудников и системы внутреннего контроля качества. Лицо, осуществляющее строительство, назначает ответственных за производство строительно-монтажных работ на основании распорядительного документа, подтверждающего полномочия. Эти лица несут ответственность за своевременное и правильное оформление актов освидетельствования, журналов работ и других документов, входящих в состав исполнительной документации.

Компания должна обеспечить обучение персонала требованиям законодательства о градостроительной деятельности, нормативным правовым актам в области строительства и порядку ведения исполнительной документации. До начала строительства необходимо определить и утвердить перечень исполнительной документации, которая будет вестись в электронном виде, и включить этот перечень в договор подряда. Заказчик не вправе требовать от лица, осуществляющего строительство, документы, не указанные в утвержденном перечне.

Регламенты и инструкции для сотрудников

Регламенты и инструкции для сотрудников должны содержать четкие указания по оформлению каждого вида документов, входящих в состав исполнительной документации. Инструкция должна описывать порядок заполнения актов освидетельствования геодезической разбивочной основы, разбивки осей на местности, скрытых работ, ответственных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения. Для каждого вида акта указываются обязательные реквизиты, перечень приложений, порядок согласования и подписания.

Регламент должен определять ответственных лиц за ведение общего и специальных журналов работ, фиксацию замечаний застройщика и технического заказчика, составление исполнительных геодезических схем и чертежей. Необходимо установить порядок взаимодействия с представителями застройщика, технического заказчика, лица, осуществляющего подготовку проектной документации, и органов государственного строительного надзора. Инструкция должна содержать сроки уведомления участников строительства о дате освидетельствования, которые согласно ГОСТ Р 70108‑2025 составляют не позднее чем за 3 рабочих дня.

При использовании электронного формата ведения документации регламент должен описывать порядок работы с информационной системой, правила создания документов в формате XML, процедуру валидации документов на соответствие утвержденным схемам и использование электронной подписи. Инструкция должна содержать ссылки на официальные сайты Минстроя России и Главгосэкспертизы, где размещаются актуальные XML-схемы для строительства. Сотрудники должны быть проинформированы о необходимости регулярного отслеживания обновлений XML-схем.

Обучение персонала и внутренний контроль качества

Обучение персонала должно включать изучение требований приказа Минстроя России от 16 мая 2023 года №344/пр, ГОСТ Р 70108‑2025, СП 48.13330.2019 и других нормативных правовых актов, регулирующих ведение исполнительной документации. Сотрудники должны знать состав исполнительной документации, порядок ее ведения, требования к оформлению актов освидетельствования и журналов работ. Особое внимание следует уделить изучению рекомендуемых образцов актов, приведенных в приложениях к составу исполнительной документации.

Внутренний контроль качества должен осуществляться на всех этапах формирования исполнительной документации. Назначается ответственное лицо, которое проверяет полноту и правильность заполнения актов освидетельствования, наличие всех необходимых подписей, соответствие данных требованиям проектной документации и нормативных правовых актов. Контролируется своевременность оформления документов, правильность указания реквизитов участников строительства, наличие приложений к актам.

При использовании электронного формата внутренний контроль включает проверку документов на соответствие утвержденным XML-схемам перед их отправкой в информационную систему. Документы, не прошедшие валидацию, возвращаются исполнителю на доработку. Контролируется правильность использования электронной подписи, сохранение истории изменений в документах, своевременность уведомления участников строительства о дате освидетельствования. Система внутреннего контроля позволяет снизить риск отказа в приемке исполнительной документации органами государственного строительного надзора.

Практические рекомендации и выводы

Грамотное ведение исполнительной документации способствует повышению уровня качества работ, упрощает дальнейшую эксплуатацию постройки и снижает риски при проведении итоговой проверки органами государственного строительного надзора. Правильно оформленная документация служит паспортом построенного сооружения, облегчает процесс эксплуатации и дает представление об ответственных производителях любого вида выполненных работ. Застройщик и подрядчик должны уделять особое внимание полноте комплекта документов, правильности заполнения актов освидетельствования, своевременности оформления журналов работ и исполнительных схем.

До начала строительства необходимо определить и утвердить перечень исполнительной документации, которая будет вестись в электронном виде, и включить этот перечень в договор подряда. Заказчик выбирает способ ведения документации — на бумажном носителе или только в электронном виде без дублирования на бумаге — и уведомляет орган государственного строительного надзора при подаче извещения о начале строительства. Такой подход защищает подрядчиков от необоснованных требований, снижает административную нагрузку и делает процесс более предсказуемым.

Как сократить риски отказа в приемке ИД

Для сокращения рисков отказа в приемке исполнительной документации необходимо обеспечить полноту комплекта документов в соответствии с утвержденным составом. Акты освидетельствования должны оформляться только в соответствии с утвержденными бланками, рекомендуемые образцы которых приведены в приложениях к составу исполнительной документации. В актах необходимо указывать полные реквизиты юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, включая ОГРН, ИНН, адрес места нахождения. Отсутствие этих данных делает акт недействительным и затрудняет проверку органами государственного строительного надзора.

Необходимо своевременно оформлять замечания застройщика, технического заказчика или привлекаемых ими для проведения строительного контроля лиц о недостатках выполнения работ. Эти замечания входят в состав исполнительной документации и подлежат проверке органами государственного строительного надзора. Все изменения, внесенные в проектную документацию в процессе строительства, должны быть согласованы с лицом, осуществляющим подготовку проектной документации, и отражены в исполнительных схемах результатов работ и профилях участков сетей инженерно-технического обеспечения.

При использовании электронного формата необходимо регулярно отслеживать актуальные XML-схемы для строительства на сайте Минстроя России и Главгосэкспертизы. Если схема устарела, файл не пройдет валидацию, даже если проектные решения верны и файл сформирован правильно. Документы должны проходить внутреннюю проверку на соответствие утвержденным XML-схемам перед их отправкой в информационную систему. Срок уведомления участников строительства о дате освидетельствования должен составлять не позднее чем за 3 рабочих дня согласно новому ГОСТу.

Оптимизация документооборота и типовые шаблоны

Оптимизация документооборота достигается за счет использования типовых шаблонов, разработанных на основе рекомендуемых образцов актов, приведенных в приложениях к составу исполнительной документации. Шаблоны должны содержать все обязательные реквизиты, что исключает возможность пропуска необходимых данных при заполнении документов. Использование шаблонов ускоряет процесс оформления документов и снижает вероятность ошибок.

При переходе на электронный формат ведения документации оптимизация достигается за счет автоматизации процессов проверки документов на соответствие утвержденным XML-схемам. Информационные системы автоматически проверяют заполнение всех обязательных полей, правильность форматов данных, наличие электронных подписей. Все изменения в электронных документах фиксируются в тегах и сохраняются в истории файла, что обеспечивает прозрачность процесса и позволяет отследить все внесенные изменения.

Комплектование исполнительной документации по логической структуре облегчает ее использование при эксплуатации объекта и проведении текущего и капитального ремонта. Документы группируются по разделам в соответствии с составом исполнительной документации: акты освидетельствования, журналы работ, исполнительные схемы и чертежи, результаты испытаний, документы, подтверждающие качество материалов. Генеральный подрядчик передает документы заказчику по перечню, который является приложением к перечню основных документов, что исключает разночтения и споры о составе передаваемой документации.